Gewinn berechnen, die Praxistipps für Selbstständige

Alles, wirklich alles über Gewinn berechnen. Wie die Buchhaltung ihn errechnet und vor allem, wie du als Selbstständige:r dein Unternehmen auf Erfolgskurs hältst. Der Jahresabschluss ist eines, aber mit der Rechengröße „Gewinn“ kannst du noch sehr viel mehr anfangen.

Gewinn berechnen – kurz gefasst:

Der Strategieguide für Selbstständige:

Mit dem Jahresabschluss ermittelst du den Gewinn oder auch Verlust für das vergangene Jahr. Idealerweise erhältst du die Unterlagen aus deiner Buchhaltung. Diese Unterlagen sind deine Grundlage, um dein Unternehmen zu steuern.

Faustformel:

  • Gewinn / Verlust = Umsatz u. Einnahmen – Kosten u. Ausgaben

In dieser Formel stecken die grundlegenden Daten, die du für deine weiteren strategischen Überlegungen verwendest: Mit ihnen rechnest du auch außerhalb des Jahresabschlusses. Eigentlich ist der buchhalterische Jahresabschluss erst der Anfang für deine Arbeit. Du brauchst sie hauptsächlich für:

  • Deckungsbeitragsrechnung – damit fühlst du deinem Unternehmen den Plus.
  • Preiskalkulation – hier rechnest du mit der Gewinnmarge in Prozent. Der Aufschlagsatz auf den Verkaufspreis soll sicherstellen, dass du von deiner Tätigkeit den Lebensunterhalt bestreiten kannst.

Die Grundlagen: Die Gewinnberechnung in der Buchhaltung

Zunächst einmal ermittelt deine Buchhaltung zum Jahresabschluss den Gewinn oder auch Verlust für das vergangene Jahr. Das sind die Werte, die in die Steuerunterlagen gehören. Entsprechend der Unternehmensform, gibt es zwei Verfahren:

Privatunternehmen

  • Für private Unternehmen bis zu einer Grenze von 600.000 Euro Umsatz ODER 60.000 Euro Gewinn im Jahr verlangt das Finanzamt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
  • In dieser Struktur sind meist auch die Belege in der Buchhaltung gebucht.
  • Die EÜR stellt den Einnahmen die Ausgaben gegenüber. Das Ergebnis aus der Differenz ist eben der Gewinn oder auch Verlust.

Oder als Formel ausgedrückt:

Gewinn/Verlust = Einnahmen – Ausgaben

GmbH oder andere Formen der Kapitalgesellschaften

  • Sie haben etwas mehr zu tun. Hier sind mindestens eine Bilanz mit einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) aufzustellen. Übrigens, auch bei einer Ein-Personen-GmbH.
  • Die GuV ermittelt das Jahresergebnis und überträgt es in die Bilanz zu dem Eigenkapital. Das heißt, die Gewinnermittlung findet in der GuV statt.

Die Formel lautet hier:

Gewinn/Verlust = (Umsatz + Erträge) – (Kosten + Aufwand)

Anmerkung: Umsatz bezieht sich auf die unternehmerische Tätigkeit. Erträge können auch aus anderen Quellen stammen, zum Beispiel durch Zinserträge. Ähnlich ist es auch bei Kosten und Aufwand definiert.

Diese Unterlagen erhältst du fertig aus deiner Buchhaltung. Du kannst den Gewinn ablesen und brauchst nicht groß zu rechen.

Also wann rechnest du jetzt mit dem Gewinn

1) Überblick behalten mit der Deckungsbeitragsrechnung

Damit du immer am Puls deines Unternehmens bist, schau dir regelmäßig die Umsätze und Kosten (aka Aufwand oder Ausgaben) an. Es ist nur eine Momentaufnahme, aber sie kann dir helfen den Fokus zu behalten. Du bist Experte:in für dein Business. In den meisten Fällen weiß weder dein:e Steuerberater:in noch dein:e Buchhalter:in wie diese Werte zu interpretieren sind.

Ein Beispiel:

Die Kosten sind zu hoch – musst du dir jetzt Maßnahmen überlegen oder besteht kein Grund zur Sorge. Vielleicht arbeitest du noch an Projekten und die Kund:innen haben noch nicht gezahlt. Vielleicht musstest du dafür große Mengen an Waren einkaufen.

In großen Unternehmen sind solche Fragen die Aufgabe der Controlling-Abteilung. Hier geht es weniger um Buchungssätze, sondern um die Kostenrechnung und Controllers Lieblingstool: die Deckungsbeitragsrechnung.

Neugierig geworden? Du möchtest deinem Business noch genauer auf den Zahn fühlen und analysieren wie ein:e Controller:in?

Dafür empfehle ich dir die Fachbücher vom Haufe Verlag, mit dem ich gerne zusammenarbeite. Die Bücher haben mir schon bei vielen kniffligen Fragen geholfen.

Hier findest du im Haufeshop Bücher zur Kostenrechnung und Kalkulation .

So rechnet die Deckungsbeitragsrechnung

Du stellst dafür einfach die monatlichen Umsätze den Ausgaben/Kosten gegenüber.

Du kannst sie in einem Rechenprogramm erfassen oder vielleicht hast du ein Buchhaltungsfrontend, in dem du deine Belege scannst. Solche Reports kannst du für deine Zwecke nutzen.

Das die einfachste Form einer Deckungsbeitragsrechnung (DBR) oder einstufige DBR.

Mehr Informationen ziehst du aus einer zwei- oder dreistufigen DBR. Sie rechnet die verschiedenen Deckungsbeiträge (DB) aus.

Nach diesem Schema stellst du die DBR auf:

Schema DBR
Schema der DBR, um den mehrstufigen Gewinn zu berechnen

Dahinter steckt folgende Logik:

  • Deckungsbeitrag 1 – Es ist der Gewinn oder Marge, die du aus dem Verkauf der Produkte erzielst, nach Abzug aller produktbezogenen Kosten. – in der Regel sind das deine variablen Kosten.
  • Deckungsbeitrag 2 – Hier ziehst du vom DB1 deine laufenden oder fixen Kosten ab. Der DB1 deckt also deine Verwaltungskosten, zum Beispiel Kosten für deinen Arbeitsplatz oder Versicherungen.
  • Möglich auch Deckungsbeitrag 3 – Du kannst sogar noch eine dritte Ebene anhängen und deinen Unternehmerlohn sowie Steuern abziehen.

Achtung! Der Deckungsbeitrag und der Gewinn aus dem Jahresabschluss sind nicht identisch. Das liegt unter anderem an den sogenannten Abschlussbuchungen, wie Inventar, Abschreibungen oder Rückstellungen. Diese erfasst die Buchhaltung meist nur einmal im Jahr. In der Regel sind sie ein Aufwand, wenn dein Geschäft normal läuft.

2) Den Gewinn berechnen für die Preiskalkulation

Als Selbstständige:r, Freelancer:in, Freiberufler:in oder Entrepreneur:in steckt dein Gehalt im Gewinn. Aus dem Grund kalkuliert du deine Preise mit einem Gewinnaufschlag, also der Gewinnmarge in Prozent.

So berechnest du die Gewinnmarge

Du nimmst dir den aktuellsten Jahresabschluss. Daraus verwendest du die Summen für Gewinn und Umsatz:

Gewinn / Umsatz x 100 = Gewinnmarge in Prozent

Was, wenn du einen Verlust hattest oder der Gewinn zu gering war?

In dem Fall überlegst du dir, wie hoch der Gewinn ausfallen müsste, damit du deinen Lebensunterhalt davon bestreiten kannst.

Halt! Ganz so einfach ist es jetzt doch nicht. Du solltest vorher noch ein paar Überlegungen anstellen, wie das letzte Jahr verlaufen ist.

Die Frage, die du dir stellen solltest: Warum reichte der Gewinn nicht?

A) Lag es am Umsatz?

Ist der Umsatz dein Problem gewesen, dann brauchst du noch Antworten auf diese Fragen:

  • Zuwenig verkauft?
  • Ist der Preis falsch kalkuliert?
  • B) Waren die Kosten zu hoch?

In diesem Fall, überlege dir, wie du die Kosten senken könntest.

Entsprechen drehst du jetzt die Formel für die Gewinnberechnung um

  • A) erforderlicher Umsatz = Kosten + erforderlicher Gewinn

B) erforderliche Kosten = Umsatz – erforderlicher Gewinn

Du hast jetzt also eine gut durchdachte Gewinnmarge ausgerechnet. Mit diesen neuen Werten errechnest du jetzt die erforderliche Gewinnmarge.

Mit diesen Überlegungen kannst du gleich zwei Aufgaben von deiner To-do-Liste abhaken:

  • Gewinnmarge aktualisieren
  • Business analysieren. Bei den oben genannten Überlegungen hast du gleich die Ecken gefunden, bei denen es in deinem Business noch hakt.

Jetzt hast du eine Gewinnmarge, mit der du weiter arbeitest.

Bei der Preiskalkulation arbeitest du mit Aufschlägen für die fixen Kosten und den Gewinn. Die Kosten, die direkt durch das Produkt entstehen, sind hauptsächlich variable Kosten. Hier nutzt du die angefallenen Kosten pro Stück (Stückkosten). Die aktuelle Gewinnmarge nutzt in zwei Arten der Kalkulationen.

  • Neue Preiskalkulation – Die Gewinnmarge, die du gerade errechnet hast, verwendest du nun bei allen neuen Preiskalkulationen.
  • Nachkalkulation – Ein wichtiges To-do, dass du dir mindestens einmal jährlich vornehmen solltest, ist die bestehenden Preise zu überprüfen. Dabei gleichst du vor allem die Aufschlagsätze ab. Passen sie noch zu den jetzt neu berechneten? Wenn nicht, ist das eine Gelegenheit, vielleicht deine Preise anzupassen.

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Bilder: DIWAN.blog

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