Die E-Rechnungspflicht verpflichtend ab 2025. Letztens flatterte mir dann auch eine E-Mail in meine Mailbox mit der Betreffzeile: "Hiermit erhalten Sie die ZUGFeRD Rechnung." 

Nach dem ersten Schmunzeln kam das Grübeln. ZUGFeRD sagt mir was, auch in dieser Schreibweise. Richtig die E-Rechnung.

So jetzt sind wir also auch im täglich Doing bei der E-Rechnung angelangt. 2025 war die Vorbereitung und ab diesem Jahr ist der Austausch von elektronischen Rechnungen Pflicht mit Fristen bis 2028.

Die vorgesehenen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.

Und vielleicht hast du dir trotzdem gedacht: Das betrifft mich noch nicht.

Vielleicht stimmt das. Vielleicht auch nicht.

Genau das schauen wir uns jetzt an.

Was gilt 2026 konkret? Wer ist betroffen? Und was solltest du als Selbstständige oder Kleinunternehmer jetzt tun — oder was kannst du getrost weglassen?

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Was ist eine E-Rechnung?

Kurze Antwort: Eine E-Rechnung ist kein PDF oder eine E-Mail.

Das ist der häufigste Irrtum. Viele Selbstständige denken, ihre gescannte Rechnung als E-Mail-Anhang sei bereits eine E-Rechnung. Ist sie nicht. Zumindest nicht im gesetzlichen Sinne.

Eine echte E-Rechnung enthält alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat. Das bedeutet: Ein Computer kann die Daten direkt auslesen und weiterverarbeiten auch, ohne dass ein Mensch die Rechnung erst manuell abtippen muss.

In Deutschland sind zwei Formate relevant:

• XRechnung — reines XML-Format, für Maschinen gedacht, kein visuelles Layout
      
• ZUGFeRD — ein hybrides Format: sichtbares PDF für den Menschen, eingebettete XML-Daten für die Software

Für die meisten Selbstständigen ist ZUGFeRD die pragmatischere Wahl. Du bekommst eine Rechnung, die du lesen kannst und die gleichzeitig alle Pflichtdaten maschinenlesbar enthält.

Sind Freelancer schon zur E-Rechnung verpflichtet? Wer ist, ab wann verpflichtet?

Die Regelung ist gestaffelt und genau das kann gerade auch verwirren. Lass uns einen Blick auf den Zeitplan werfen, dann wird es deutlicher. Soloentrepreneure und Freelancer haben noch Schonfrist. Arbeitest du mit großen Unternehmen zusammen, kann dir schon jetzt die eine oder andere E-Rechnung ins Postfach flattern - wie mir schon passiert.  Dieses Rechnungsformat solltest du empfangen und verarbeiten können. Das heißt, deine Buchhaltung muss die E-Rechnung auslesen und verarbeiten können. Sprich dein Buchhaltungsbüro darauf an oder prüfe deine Software, in der du buchst dahingehend.  Im nächsten Abschnitt findest du eine Liste von gängigen Softwarelösungen.

Wichtig: Die Regelung gilt nur für inländische B2B-Geschäfte. Also Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. B2C (Privatkunden) und Kleinbetragsrechnungen unter 250 € sind ausgenommen. Rechnungen ins EU-Ausland oder außerhalb der EU fallen nicht unter diese Regelung.    

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Du bist Kleinunternehmer — also ohne Umsatzsteuerausweis? Dann ist dieser Abschnitt für dich.

Technisch gesehen fällst du unter die allgemeine Regelung. Aber es gibt eine Übergangsregelung bis Ende 2027, die dir noch etwas Luft gibt:

Du bist bis dahin nicht verpflichtet, E-Rechnungen aktiv zu versenden.

Was du aber schon jetzt können musst: E-Rechnungen empfangen. Das gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle — also auch für dich.

In der Praxis bedeutet das:

• Wenn ein Auftragnehmer dir eine XRechnung oder ZUGFeRD schickt, musst du das akzeptieren und verarbeiten können.
      
• Wenn ein Auftraggeber von dir eine E-Rechnung verlangt. Das ist schon heute möglich, auch wenn du unter der Kleinunternehmerregelung fällst. 
      
• Wer hauptsächlich für Privatkunden arbeitet, ist vorerst weniger betroffen.

Mein Tipp: Prüfe deine wichtigsten Auftraggeber. Wenn das Unternehmen über 800.000 € Umsatz macht und du regelmäßig für sie arbeitest, wird die Anfrage kommen. Wahrscheinlich früher als du denkst.

Welche Tools sind kostenlos und was reicht wirklich?

Gute Nachricht: Du brauchst keine teure Software.

Es gibt inzwischen mehrere kostenlose oder sehr günstige Optionen, die E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellen können.

Kostenlose Einstiegsmöglichkeiten:

• Mustang (Open Source) — Java-basiertes Tool zur ZUGFeRD-Erstellung, kostenlos, aber technisch etwas anspruchsvoller.
      
• invoice.figo / Easybill (Freemium) — für kleine Rechnungsvolumen kostenfrei nutzbar.
      
• Lexoffice, sevDesk, FastBill — alle mit E-Rechnungs-Export, ab ca. 7–10 € / Monat.
      
• DATEV Unternehmen online — wenn du mit einem Steuerberater arbeitest, ist eine E-Rechnung mitunter bereits enthalten. Sprich deinen Buchhaltungsservice darauf an.

Was du brauchst, um anzufangen:

• Ein Tool, das ZUGFeRD oder XRechnung exportieren kann.
      
• Einen E-Mail-Client oder ein Postfach, das strukturierte Daten nicht filtert.
      
• Optimalerweise eine Buchhaltungssoftware, die den Import auch versteht

Du musst das nicht in einem Wochenende lösen. Aber du solltest es in deinen Plan für die nächsten Monate aufnehmen.

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E-Rechnung für Selbstständige Was du tun solltest: in drei Schritten

Ich bin kein Fan von To-do-Listen, aber eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung verschafft dir den nötigen Überblick.

Schritt 1: Prüfen, ob du schon betroffen bist.
Hast du Auftraggeber, die mehr als 800.000 € Umsatz machen? Oder arbeitest du regelmäßig im B2B-Bereich? Dann prüfe, ob jemand bereits eine E-Rechnung von dir erwarten könnte.

Schritt 2: Tool-Check.
Welche Software nutzt du gerade für Rechnungen? Kann sie schon E-Rechnungen ausgeben? Ein kurzer Blick in die FAQ deines Anbieters reicht oft schon.

Schritt 3: Empfang sicherstellen.
Kannst du eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei öffnen und verarbeiten? Teste es einmal bei deiner Software aus. Es gibt kostenlose Online-Viewer für beide Formate.

Das ist kein Großprojekt. Es ist ein pragmatischer Check. Zwei Stunden — und du weißt, wo du stehst.

Ausblick: Was bedeutet das für dein Online-Business?

Vielleicht denkst du jetzt: Ich verkaufe Kurse, Coachings oder digitale Produkte über eine Plattform. Betrifft mich das überhaupt?

Kurze Antwort: noch nicht direkt — aber bald, und mehr als du denkst.

Plattformen wie Digistore24 oder WooCommerce übernehmen für dich aktuell die Rechnungsstellung an Endkunden. Das sind in der Regel B2C-Geschäfte — und die fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Hier ändert sich für dich also erstmal nichts.

Anders sieht es aus, sobald B2B ins Spiel kommt. Und das passiert schneller, als viele glauben:

• Du verkaufst ein Coaching-Programm an eine GmbH, die es als Teamfortbildung bucht.
      
• Ein Affiliate-Partner — selbst ein Unternehmen — erhält von dir oder über die Plattform eine Provisionsabrechnung.
      
• Du arbeitest mit Lizenzpartnern oder Wiederverkäufern, die deine Produkte gewerblich einsetzen.

Mein Fazit: Kein Stress, aber auch nix Aufschieben

Die E-Rechnungspflicht ist keine Katastrophe. Sie ist eine Einladung, digitale Prozesse endlich sauber aufzusetzen.

Wer Rechnungen bisher noch per Word-Dokument oder handgebautem PDF verschickt, bekommt hier einen konkreten Grund, das zu ändern. Nicht, weil das Finanzamt es sofort verlangt — sondern weil strukturierte Prozesse dein Business einfach stabiler machen.

Digitalisierung klingt immer nach Aufwand. Aber wenn sie gut eingerichtet ist, spart sie Zeit. Und das ist doch, was wir als Selbstständige am meisten brauchen.

Also: Prüfen, was bei dir gilt. Tool checken. Und dann kann das 2028 entspannt kommen.

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