Die Grundlagen: Die Gewinnberechnung in der Buchhaltung

Auch, wenn du immer selbst den Gewinn im Blick haben solltest, den Wert ermittelt deine Buchhaltung. Zum Jahresabschluss zeigt die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) den Gewinn oder auch Verlust für das vergangene Jahr. Das sind die Werte, die in die Steuerunterlagen gehören. Entsprechend der Unternehmensform, gibt es zwei Verfahren:

Privatunternehmen

• Für private Unternehmen bis zu einer Grenze von 600.000 Euro Umsatz ODER 60.000 Euro Gewinn im Jahr verlangt das Finanzamt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Das gilt auch, wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst.
• In dieser Struktur sind meist auch die Belege in der Buchhaltung gebucht. 
• Die EÜR stellt den Einnahmen die Ausgaben gegenüber. Das Ergebnis aus der Differenz ist eben der Gewinn oder auch Verlust.

GmbH oder andere Formen der Kapitalgesellschaften

• Sie haben etwas mehr zu tun. Hier sind mindestens eine Bilanz mit einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) aufzustellen. Übrigens, auch bei einer Ein-Personen-GmbH. 
• Die GuV ermittelt das Jahresergebnis und überträgt es in die Bilanz zu dem Eigenkapital. Das heißt, die Gewinnermittlung findet in der GuV statt.

Die Formel lautet hier:

Gewinn/Verlust = (Umsatz + Erträge) - (Kosten + Aufwand)

Anmerkung: Umsatz bezieht sich auf die unternehmerische Tätigkeit. Erträge können auch aus anderen Quellen stammen, zum Beispiel durch Zinserträge. Ähnlich ist es auch bei Kosten und Aufwand definiert.

Diese Unterlagen erhältst du fertig aus deiner Buchhaltung. Du kannst den Gewinn ablesen und brauchst nicht groß zu rechen.

Was bedeutet Gewinn für Selbstständige? - Definition

Warum ist die Gewinnberechnung so wichtig?

Die Gewinnberechnung zeigt dir, ob dein Business wirtschaftlich erfolgreich ist. Sie hilft dir dabei: 

• Preise realistisch zu kalkulieren oder einen Rabatt zu berechnen.
• Steuern und Rücklagen zu planen.
• Bei Jahresplanung und Budgetierung.
• Und vor allem, um finanzielle Stabilität zu erreichen.

Gewinn ist nicht nur ein buchhalterischer Wert - er zeigt dir, was wirklich von deinem Umsatz übrig bleibt.

Also wann rechnest du jetzt mit dem Gewinn

Überblick behalten und den Gewinn berechnen

Damit du immer am Puls deines Unternehmens bist, schau dir regelmäßig die Umsätze und Kosten (aka Aufwand oder Ausgaben) an. Mit etwas Controlling bist du erfolgreich selbstständig. Du arbeitest mit einem guten Gefühl, dass dich dein Business auch trägt.

Deine Gewinnberechnung ist eine Momentaufnahme, aber sie kann dir helfen den Fokus zu behalten. Du bist Experte:in für dein Business. In den meisten Fällen weiß weder dein:e Steuerberater:in noch dein:e Buchhalter:in wie diese Werte zu interpretieren sind.

Nur wer seinen Gewinn genau kennt, kann sein Business sicher steuern.

Ein Beispiel:

Die Kosten sind zu hoch - musst du dir jetzt Maßnahmen überlegen oder besteht kein Grund zur Sorge. Vielleicht arbeitest du noch an Projekten und die Kund:innen haben noch nicht gezahlt. Vielleicht musstest du dafür große Mengen an Waren einkaufen.

In großen Unternehmen sind solche Fragen die Aufgabe der Controlling-Abteilung.  Hier geht es weniger um Buchungssätze, sondern um die Kostenrechnung.

Neugierig geworden? Du möchtest deinem Business noch genauer auf den Zahn fühlen und analysieren wie ein:e Controller:in?

Dafür empfehle ich dir die Fachbücher vom Haufe Verlag, mit dem ich gerne zusammenarbeite. Die Bücher haben mir schon bei vielen kniffligen Fragen geholfen. 

Hier findest du im Haufeshop Bücher zur Kostenrechnung und Kalkulation.

Den Gewinn berechnen, Schritt-für-Schritt

Du stellst dafür einfach die monatlichen Umsätze den Ausgaben/Kosten gegenüber.

Du kannst sie in einem Rechenprogramm erfassen oder vielleicht hast du ein Buchhaltungsfrontend, in dem du deine Belege scannst. Solche Reports kannst du für deine Zwecke nutzen.

Tipp! Du hast eine Finanzplanung? Dann hast du hier schon die meiste Arbeit erledigt. Du kannst die Werte für Einnahmen und Ausgaben übernehmen und brauchst nur die Planung mit den tatsächlichen Werten abzugleichen.

Das, was du hier zusammenträgst, ist im Grunde die einfachste Form einer Deckungsbeitragsrechnung (DBR) oder einstufige DBR.

Mehr Informationen ziehst du aus einer zwei- oder dreistufigen DBR. Sie rechnet die verschiedenen Deckungsbeiträge (DB) aus.

Nach diesem Schema stellst du die DBR auf und errechnest so den Gewinn:

1) Alle Einnahmen erfassen

Summe aller Honorare, Verkaufserlöse und sonstigen betrieblichen Einnahmen.

2) Variable Kosten erfassen

Beispiele:

• Fahrtkosten
• Material- und Projektkosten

3) Fixkosten identifizieren

Beispiele:

• Büro / Coworking
• Versicherungen
• Software-Abos

4) Rücklagen für Steuern und Investitionen bilden

Plane 30 % deines Gewinns für Steuern ein (Einkommensteuer und bei Kapitalgesellschaften die Unternehmenssteuern). Du planst in dein Business zu investieren? Dann lass dich frühzeitig von deinem Steuerberater:in informieren, welche Möglichkeiten du für Rücklagen hast. 

5) Gewinn berechnen

Gewinn = Umsatz - (Fixkosten + variable Kosten + Steuern - Rücklagen)

Kosten berücksichtigen – Praxis-Checkliste

So rechnet die Deckungsbeitragsrechnung

Dahinter steckt folgende Logik:

• Deckungsbeitrag 1 - Es ist der Gewinn oder Marge, die du aus dem Verkauf der Produkte erzielst, nach Abzug aller produktbezogenen Kosten. - in der Regel sind das deine variablen Kosten. 
• Deckungsbeitrag 2 - Hier ziehst du vom DB1 deine laufenden oder fixen Kosten ab. Der DB1 deckt also deine Verwaltungskosten, zum Beispiel Kosten für deinen Arbeitsplatz oder Versicherungen. 
• Möglich auch Deckungsbeitrag 3 - Du kannst sogar noch eine dritte Ebene anhängen und deinen Unternehmerlohn sowie Steuern abziehen. 

Achtung! Der Deckungsbeitrag und der Gewinn aus dem Jahresabschluss sind nicht identisch. Das liegt unter anderem an den sogenannten Abschlussbuchungen, wie Inventar, Abschreibungen oder Rückstellungen. Diese erfasst die Buchhaltung meist nur einmal im Jahr. In der Regel sind sie ein Aufwand, wenn dein Geschäft normal läuft.

Aber eigentlich brauchst du nicht selbst zu rechnen. Nutze diesen kostenlosen Rechner aus der Diwan.blog Toolbox.

Den Gewinn berechnen für die Preiskalkulation

Als Selbstständige:r, Freelancer:in, Freiberufler:in oder Entrepreneur:in steckt dein Gehalt im Gewinn. Aus dem Grund kalkuliert du deine Preise mit einem Gewinnaufschlag, also der Gewinnmarge in Prozent. Wenn du weißt, wie viel Gewinn du brauchst, ist der nächste Schritt deine Preise richtig zu kalkulieren. Bevor du deinen Gewinn planst, lohnt es sich für Freelancer:innen sich den Stundensatz einmal sauber durchzurechnen – damit du weißt, von welcher Basis du ausgehst.

Gewinn ist nicht das, was auf dem Konto steht – sondern das, was nach allen Verpflichtungen bleibt.

So berechnest du die Gewinnmarge

Du nimmst dir den aktuellsten Jahresabschluss. Daraus verwendest du die Summen für Gewinn und Umsatz:

Gewinn / Umsatz x 100 = Gewinnmarge in Prozent

Was, wenn du einen Verlust hattest oder der Gewinn zu gering war?

In dem Fall überlegst du dir, wie hoch der Gewinn ausfallen müsste, damit du deinen Lebensunterhalt davon bestreiten kannst.

Halt! Ganz so einfach ist es jetzt doch nicht. Du solltest vorher noch ein paar Überlegungen anstellen, wie das letzte Jahr verlaufen ist. 

Die Frage, die du dir stellen solltest: Warum reichte der Gewinn nicht?

A) Lag es am Umsatz? 

Ist der Umsatz dein Problem gewesen, dann brauchst du noch Antworten auf diese Fragen: 

• Zuwenig verkauft? 
•  Ist der Preis falsch kalkuliert?  Wie du den richtigen Preis findest, erfährst du auch im Diwan.blog.

B) Waren die Kosten zu hoch?

In diesem Fall, überlege dir, wie du die Kosten senken könntest. 

Du hast jetzt also eine gut durchdachte Gewinnmarge ausgerechnet. Mit diesen neuen Werten errechnest du jetzt die erforderliche Gewinnmarge.

Mit diesen Überlegungen kannst du gleich zwei Aufgaben von deiner To-do-Liste abhaken:

• Gewinnmarge aktualisieren 
• Business analysieren. Bei den oben genannten  Überlegungen hast du gleich die Ecken gefunden, bei denen es in deinem Business noch hakt.

Jetzt hast du eine Gewinnmarge, mit der du weiter arbeitest.

Bei der Preiskalkulation arbeitest du mit Aufschlägen für die fixen Kosten und den Gewinn. Die Kosten, die direkt durch das Produkt entstehen, sind hauptsächlich variable Kosten. Hier nutzt du die angefallenen Kosten pro Stück (Stückkosten). Die aktuelle Gewinnmarge nutzt in zwei Arten der Kalkulationen.

• Neue Preiskalkulation - Die Gewinnmarge, die du gerade errechnet hast, verwendest du nun bei allen neuen Preiskalkulationen. 
• Nachkalkulation - Ein wichtiges To-do, dass du dir mindestens einmal jährlich vornehmen solltest, ist die bestehenden Preise zu überprüfen. Dabei gleichst du vor allem die Aufschlagsätze ab. Passen sie noch zu den jetzt neu berechneten? Wenn nicht, ist das eine Gelegenheit, vielleicht deine Preise anzupassen.

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