Die Preiskalkulation von Grund auf erklärt

Deine Preise sind richtig kalkuliert, wenn nach Abzug aller Kosten ein Gewinn bleibt. Klingt simpel – ist es aber nicht.

Sonst hättest du nicht das Internet um Rat gefragt und wärst hier auf dem Diwan.blog - dem Praxisratgeber für Selbstständige gelandet.

Gerade am Anfang? Hier findest du den Einstieg für Gründer:innen

Preiskalkulation – einfach erklärt

Preiskalkulation bedeutet: Du berechnest systematisch, was dein Produkt oder deine Leistung wirklich kostet – und welchen Preis du mindestens verlangen musst, um profitabel zu sein.

Dabei geht es nicht nur um variable Kosten wie Material oder Einkauf. Auch deine Fixkosten fließen ein – anteilig, verteilt auf das, was du verkaufst. Erst wenn beides zusammenkommt, entsteht dein echter Stückpreis.

Die Preiskalkulation ist kein bürokratischer Akt. Sie ist die Grundlage deiner unternehmerischen Entscheidungen.

Wer seinen Preis kennt, weiß, wo er steht – und wo er keinen Millimeter nachgeben sollte.

Also wie kalkuliere ich einen Preis? Wir gehen jetzt gemeinsam Schritt für Schritt durch die Preiskalkulation. Die Grundformel ist einfach, nur was genau in Selbstkosten und Gewinnaufschlag steckt, das gehen wir jetzt gemeinsam Schritt für Schritt durch.

Die Grundformel der Preiskalkulation

Selbstkosten + Gewinnaufschlag = Verkaufspreis

Ich spreche hier generell von Produkt, aber es kann auch eine Dienstleistung sein. Das Schema für Freelancer:innen oder Coaches ist das gleiche - nur fallen dann die variablen Kosten niedriger aus oder sind gleich zu streichen.

Um die Preise richtig kalkulieren zu können, brauchst du Informationen

Für einen richtig kalkulierten Preis benötigst du so viele Informationen wie möglich. Das ist ein weiterer Grund, warum es so schwierig ist, den richtigen Preis zu finden. Denn das Problem dabei ist, dass meist nur ein Teil der benötigten Daten auch tatsächlich vorhanden ist. Den fehlenden Rest wirst du fast immer schätzen müssen. 

1. Kosten 

• Die variablen Kosten - sie entstehen wirklich nur dann, wenn du dieses Produkt herstellst oder einkaufst. Machst du es nicht, gibt es diese Rechnungen auch nicht. Das sind zunächst einmal Material, dass zur Herstellung notwendig ist. Oder der Einkaufspreis, wenn du fertige Produkte verkaufst. Aber vielleicht benötigst du ja eine spezielle Maschine nur für dieses Produkt.  Dann sich die Anschaffungs- und Betriebskosten sowie die Abschreibung auch hier unter variable Kosten zu setzen. 

• Die fixen Kosten - Jetzt kommen die Aufwendungen, die nicht genau nur auf dieses Produkt passen. Zum Beispiel sind dies generell Abschreibungen auf Maschinen oder Werkzeuge, Kosten für Strom, Miete, Telefon oder Marketing.

Was dir die Kosten über dein Business verraten, erfährst du im Diwan.blog 

2. Stückzahlen

Anzahl - Um wie viele Einheiten geht es? Vielleicht hast du ja schon ein ähnliches Produkt. Dann kannst du diese Erfahrungswerte übernehmen. 

Wenn alles nicht hilft, musst du schätzen. Achte auf jeden Fall darauf, dass du realistisch bleibst. Klopfe die Schätzung mit einem Realitätscheck ab. Eine Checkliste (pdf-Datei) kannst du dir hier im Diwan-Shop gleich kostenfrei herunterladen. 

Stell dir dazu zum Beispiel solche Fragen:

• Wie viel Zeitaufwand ist mit der Herstellung oder dem Verkauf verbunden? 
• Hast du so viele Kunden, dass sie dir die geplanten Mengen abnehmen könnten. 
• Ein Beispiel zeigt dir, was ich meine - In der Schätzung gehst du von 100 Stück Pizza am Tag aus. Das bedeutet, bei acht Stunden Arbeitszeit, dass etwa alle 5 Minuten eine Pizza über den Ladentisch gehen soll! Ist das zu schaffen? Ist der Pizzaofen groß genug? Hast du Mitarbeiter, die dich unterstützen und gibt es in deinem Umkreis genügend Abnehmer:innen für die Pizza. Hast du Mitbewerber:innen? Damit sind nicht nur andere Pizzerien gemeint. Überlege dir, wo die Menschen sonst noch schnell mal etwas zu essen kaufen könnten. 

3. Gewinnmarge oder Unternehmerlohn

Unternehmerlohn - Als Einzelunternehmer wirst du dir den Wert erst aus mehreren Unterlagen zusammen rechnen müssen. Das gilt auch, wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst. In der Regel bestreitest du die Lebenshaltungskosten aus dem Gewinn des Unternehmens. 

Wie du Gewinn berechnest und wo du diesen Wert immer wieder brauchst, erfährst du im Diwan.blog

Aus der Einkommenssteuererklärung kannst du schon viele Details herauslesen. Dazu gehören auch deine privaten Versicherungen, Altersvorsorge, Rücklagen für Notfälle. Sowie alles was du so zum Leben brauchst. 

Du hast eine GmbH oder andere Form von Kapitalgesellschaft, dann zahlst du dir einen Unternehmerlohn aus. Diesen nimmst du aus den Buchhaltungsunterlagen. Zusätzlich rechnest du trotzdem noch mit einer Gewinnmarge. 

Aus dem Gewinn des Unternehmens investierst du in der Regel in künftige Projekte oder bildest Kapitalrücklagen. Diese helfen dir dann weniger gute Jahre zu überstehen. Damit verschaffst du dir finanzielle Ruhe, die messbar ist.

Die Datenquellen für die Preiskalkulation

Wie kalkuliere ich einen Preis richtig? - Die Anleitung:

Für die passende Preiskalkulation gehst du im Grunde in vier Arbeitsschritten vor.  Mit fiktiven Beispieldaten führe ich dich durch das Schema bis zum fertigen Listenpreis. 

1. Daten sammeln

Achtung in dem Beispiel hier setzte ich bewusst überschaubare Zahlen an. Damit hast du es leichter, die Schritte nachzuvollziehen. Deine Werte werden höher liegen und sehr wahrscheinlich andere Relationen zueinander haben.

2. Die fixen Kosten auf das Produkt verrechnen

Für die fixen Kosten benötigst du eine Methode, mit der du sie anteilig auf das Produkt verteilst. Das sind die Verteilungsschlüssel. Üblich sind zum Beispiel der Prozentanteil vom Umsatz oder von der verkauften Menge. Im Beispiel macht das Produkt 30 Prozent vom Gesamtumsatz aus. Damit setzt du 30 Prozent der fixen Kosten für das Produkt an.

3. Von der Summe zu den Stückkosten 

In den Schritten 1. und 2. hast du mit den Summen der Kosten gerechnet. Jetzt interessiert noch der Aufwand für ein Stück. Dafür teilst du die Summen durch die Anzahl. Also hier jeweils durch 100 Stück.

4. Die Preise kalkulierst du richtig, mit dieser Formel

Jetzt sind alle Vorarbeiten fertig und es geht zur Kalkulation. Dabei sind die Selbstkosten oder Einstands-kosten deine absolute Untergrenze. Darunter liegende Preise decken nicht die Kosten. Somit tragen sie nicht nachhaltig zum Erfolg des Unternehmens bei.

Selbstkosten sind deine Grenze. Nicht das, was der Wettbewerb gerade macht.

Denn wer seine Kosten kennt, kann seinen Preis verteidigen. Ohne Zögern!

Preise kalkulieren ist das Herzstück deiner Strategie

Deine Marketingstrategie kann noch so ausgefeilt sein, passt der Preis nicht dazu, war’s umsonst. 

Das ist wörtlich zu nehmen. Ist der Preis zu niedrig, deckt er nicht alle Kosten. Ist dagegen der Preis zu hoch, bleibst du unter Umständen auf der Ware sitzen und hast nur Ausgaben.

Der Preis ist nicht das, was du dir wünschst. Er ist das, was dein Business trägt – oder eben nicht.

Deshalb steckt in einer richtigen Preiskalkulation eigentlich schon ein großer Teil der Geschäftsstrategie.

Dabei geht es ja auch um Fragen, wie du dich am Markt positioniert. Dieser Teil der Strategie ist auch als Marketing-Mix (im Englischen auch 4P) bekannt. Gablers Wirtschaftslexikon erklärt, worum es im Grunde dabei geht:

1. Produkt (product) - Welche Produkte bietest du deinen Kund:innen an? 
2. Werbung (promotion) - Wie erreichst du deine Kund:innen? Welche Art von Werbung spricht sie an?
3. Distribution (place) - Über welche Kanäle verkaufst du? In deinem Geschäft, online oder über Zwischenhändler?
4. Preis (price) - Und der Teil, um den es hier geht. Zu welchem Preis verkaufst du die Produkte? Sind es qualitativ hochwertige Produkte oder ist es eine vergleichbare Massenware?

Diese und andere Fragen hast du ja schon für dich in dem Business-Plan oder der Jahresplanung beantwortet. Ja, genau, diese Planung kannst du jetzt für die Preiskalkulation verwenden. Du siehst, eine gute Planung kannst du bei vielen Gelegenheiten aus der Schublade holen.

Ein richtig kalkulierter Preis ist auch ein fairer Preis

Die Preise für deine Produkte sind etwas, womit du ein Signal über den Wert der Ware aussendest. Genauso, wie Kund:innen über das Schaufenster oder deine Website aufmerksam werden, nehmen sie den Preis als Teil des Gesamtpaketes wahr. Dies fließt in die Kaufentscheidung der Kund:innen ein.

Alles sollte daher zusammenpassen. Du möchtest ja, dass deine Kunden Freunde an dem Produkt haben.

Sie sollen es wertschätzen. Genau diesen Wert sollte der Preis ausdrücken.

Dafür sollten die Preise richtig kalkuliert sein - Dann kann es für beide Seiten ein faires Geschäft sein.

Kalkulation schützt dich – vor Selbstausbeutung und vor Preisen, die dich schleichend ruinieren.

Auch wenn es im täglichen Leben nicht mehr präsent ist, ein Kauf ist im Grunde ein Tauschgeschäft.
Geld ist ein Tauschmittel! Heute tauschen wir zwar nicht mehr ein Goldstück gegen Ware.

Aber:

Die Bundesbank erklärt dazu, dass der Geldschein oder Münze genau genommen ein Versprechen ist, einen entsprechenden Wert in Waren dafür zu erhalten.

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