Preiskalkulation in der Gründung: die Anleitung aus der Praxis
30.09.2026
Gründung
06.10.2026
Das Wichtigste, in Kürze
Preiskalkulation für Gründer:innen – egal ob Dienstleistung, Ware oder beides
- Mindeststundensatz berechnen
- Warenpreise richtig kalkulieren
- Fixkosten realistisch erfassen
- Unternehmerlohn einplanen
- Rücklagen von Anfang an
- Vom Stundensatz zum Projektpreis
- Mischbetrieb sauber aufteilen
- Preise kommunizieren ohne Zögern
Alle Formeln und Beispiele in diesem Artikel gelten netto – Umsatzsteuer wird separat ausgewiesen.
Preise kalkulieren ohne Erfahrungswerte? – so setzt du deine Preise richtig
Du hast in deinem Businessplan Zahlen hin und her geschoben, bis alles gepasst hat. Nun geht es also los, dein Business ist live. Schon fragen die ersten Kund:innen nach dem Preis. Mein Preis?
Und plötzlich sind sie da. Die Fragezeichen, die in deinem Kopf herumschwirren.
Was sagst du? Nimmst du (einfach) den Preis aus deinem Businessplan oder doch lieber etwas niedriger, damit du deine ersten Kunden gewinnst? Ja, später kannst du den Preis ja anheben, wenn du etabliert bist - denkst du.
Falsch, genau das war meine Reaktion, als das Fragenkarussel bei meinen ersten eigenen Preis losging. Du siehst, es ist ganz normal. Auch nach rund 20 Jahre Preiskalkulation in Konzernen bin ich nicht vor diesen Zweifeln immun. Nur, ich kann auf genügend Erfahrung zurückgreifen, um das Bauchgefühl mit Fakten zu beruhigen.
Dein Preis sendet eine Message über deinen Wert. Er sollte immer fair und richtig kalkuliert sein.
Richtig kalkulieren, dass genau ist der Knackpunkt für Gründer:innen. Denn um richtig zu kalkulieren zu können, brauchst du Erfahrungswerte: Jahresumsätze, Auslastungsquoten aus der Vergangenheit, Benchmarks aus eigener Erfahrung.
Wenn du bei null startest, fehlt dir genau dieses Wissen, was zu einer Kalkulation gehört.
Die gute Nachricht: Du kannst dir diese Werte realistisch herleiten. Es müssen keine Vergangenheitsdaten sein, um einen soliden ersten Preis zu kalkulieren. Du brauchst drei Dinge – deine Kosten, deine Zielarbeitszeit und ein bisschen Realismus. Fangen wir gemeinsam an.
Warum Gründer-Kalkulation anders funktioniert
Wer schon ein paar Jahre selbstständig ist, kann auf echte Zahlen zurückgreifen: tatsächliche Auslastung, reale Fixkosten, gelebte Stundensätze. Du hast das noch nicht – und das verändert den Ausgangspunkt deiner Kalkulation.
Gründer-Kalkulation gehen schrittweise vor. Fange mit dem an, was du weißt: Was brauche ich, um existieren zu können – und was muss mein Preis mindestens abdecken, damit das aufgeht?
Dein erster Preis ist keine Aussage darüber, was du wert bist. Er ist eine Hypothese – überprüfbar, anpassbar, lernbar.
Das bedeutet: Du wirst deinen Preis anpassen. Das ist kein Falsch oder Richtig, sondern Teil des Prozesses. Wichtig ist, dass dein Startpunkt auf echten Zahlen basiert – nicht auf Bauchgefühl oder "was die anderen nehmen wird schon passen".
Kleines Gewerbe oder Freiberufler:in – macht das einen Unterschied?
Als Gewerbetreibende:r bist du grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig als Freiberufler:in gilt für dich ebenfalls die Umsatzsteuerpflicht. Die Ausnahme von der Regelung ist die Kleinunternehmergrenze. Was sich hier 2026 geändert hat und ob sich ein Wechsel lohnt, liest du auf dem Diwan.blog.
Umsatzsteuer ja oder nein, hat Auswirkung auf deinen Preis oder Stundensatz: Die Umsatzsteuer nimmst du ein, führst sie aber ab – sie darf nicht in deine Kostenkalkulation einfließen. Kalkuliere immer in Nettobeträgen und schlage dann die Umsatzsteuer darauf. Dann liegst du auf der sicheren Seite.
Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten – kein Teil deines Honorars oder Warenpreises. Kalkuliere immer netto. Was du dem Kunden in Rechnung stellst: Nettobetrag + Umsatzsteuer. Was du behältst: nur den Nettobetrag.
Als Gründer:in starte mit deinem Stundensatz
Diese Zahl sagt dir was deine Arbeitszeit wert ist. Es ist auch die Zahl, die deine Kosten deckt und deinen Lebensunterhalt sicherstellt. Egal ob du Waren herstellst, handelst oder Dienstleistungen anbietest. In deinen Produkten / Dienstleistungen steckt deine Arbeitszeit.
Mit einer einfachen Formel berechnest du den Mindeststundensatz. Das ist der Preis, unter der du nicht arbeiten kannst.
Alles darüber ist Gewinn. Alles darunter ein Problem.
Die Formel: So berechnest du deinen Mindeststundensatz
(Fixkosten + Unternehmerlohn + Rücklagen) ÷ Fakturierbare Stunden
Diese Formel klingt simpel – und sie ist es auch. Der Teufel steckt im Detail der einzelnen Positionen. Lass uns die drei Bausteine Schritt für Schritt durchgehen.
Schritt für Schritt zur eigenen Kalkulation
1. Fixkosten zusammenstellen
Alles, was monatlich ansteht, egal ob du einen Auftrag hast oder nicht: Miete/Arbeitsplatz, Software, Telefon, Versicherungen, Steuerberatung, Fortbildung. Tipp: Geh deine letzten drei Kontoauszüge durch – du wirst Posten finden, die du vergessen hättest. Kosten sind nicht nur ein notwendiges Übel, sondern sie helfen dir dein Business besser zu steuern. Was dir die Kosten alles verraten können, erfährst du hier im Diwan.blog.
2. Deinen Unternehmerlohn festlegen
Was brauchst du, um dein Leben zu führen? Miete, Lebensmittel, Krankenkasse (als Selbstständige:r trägst du die komplett selbst – plane ca. 350–900 € pro Monat ein), Altersvorsorge, Freizeit. Das ist kein Luxus, das ist Betriebsnotwendigkeit.
3. Rücklagen einplanen
Steuern, Auftragsflauten, Investitionen. Als Faustregel: mindestens 25–30 % deines Umsatzes fließen in Rücklagen. Lieber zu viel als zu wenig – gerade im ersten Jahr. Berechne gleich hier im kostenlosen Rücklagen-Rechner deinen Wert.
4. Fakturierbare Stunden realistisch schätzen
Ein Arbeitstag hat 8 Stunden, aber nicht alle sind fakturierbar. Plane Verwaltung (ca. 20 %), Akquise (ca. 15 %) und Urlaub (4–6 Wochen im Jahr) ab. Bei einer 40-Stunden-Woche bleiben realistisch etwa 100–120 fakturierbare Stunden pro Monat.
5. Rechnen – und ehrlich bleiben
Füge alles in die Formel ein. Wenn dich das Ergebnis erschreckt: das ist gut. Dann siehst du, was dein Angebot wirklich kosten muss.
Beispielrechnung: Was steckt hinter dem Stundensatz?
Damit das nicht abstrakt bleibt – hier eine Musterrechnung für eine freiberufliche Grafikdesignerin im Einstieg.
| Position | Betrag / Monat (netto) |
|---|---|
| Miete Arbeitsplatz (Home Office anteilig) | 150 € |
| Software, Tools, Lizenzen | 80 € |
| Versicherungen (Berufs-/BU) | 70 € |
| Steuerberatung, Buchhaltung | 80 € |
| Fortbildung, Fachliteratur | 50 € |
| Summe Fixkosten | 430 € |
| Unternehmerlohn (Lebenshaltung + Krankenkasse) | 2.200 € |
| Rücklage (Steuern, Puffer, Investitionen) | 700 € |
| Gesamtbedarf pro Monat | 3.330 € |
| Fakturierbare Stunden pro Monat | 110 Stunden |
| → Mindeststundensatz | ~ 30,27 € / Stunde |
30 Euro pro Stunde – das ist die Untergrenze. Darunter geht das Modell nicht auf. Der Marktpreis für Grafikdesign liegt je nach Spezialisierung und Zielkundschaft bei 50–120 Euro. Diese Designerin hat also Spielraum nach oben – und sollte ihn nutzen. Sie kann sich mit ihrem Expertenwissen gut positionieren und hat das Wissen, dass sie auch Rabatte einrechnen kann.
Der Mindeststundensatz ist kein Marktpreis – er ist deine persönliche Untergrenze. Der tatsächliche Preis orientiert sich zusätzlich am Markt, an deiner Positionierung und am Wert, den du für deine Kund:innen schaffst. Das gilt genauso für Warenpreise.
Das Kalkulationsschema für Dienstleistungen
Stundensatz ist gut – aber viele Gründer:innen arbeiten mit Pauschalen oder Projektpreisen. Wie kommst du vom Stundensatz zum Projektpreis? Du schätzt den Zeitaufwand, multiplizierst mit deinem Stundensatz – und addierst einen Puffer.
Das Kalkulationsschema für Waren
Du tust dich etwas leichter. In jedem Fall weißt du was dich deine Angebote kosten. Du hast Einkaufspreise, auf denen du aufbauen kannst. Kniffliger wird es bei den Fixkosten, die du auf deine Produkte sinnvoll verteilen musst. Für den Anfang orientiere dich an deinem Zielumsatz aus dem Businessplan. Wie du bei der Kostenverteilung vorgehst, liest du in der Preiskalkulation Schritt-für-Schritt-Anleitung im Diwan.blog
Einkaufspreis + anteilige Fixkosten + Unternehmerlohn + Rücklagen + Gewinnaufschlag
Wenn du beides anbietest, brauchst du zwei Kalkulationen parallel: einen Mindeststundensatz für deine Arbeitszeit und einen Mindestverkaufspreis für deine Waren. Teile deine Fixkosten nach dem prozentualen Anteil beider Bereiche am Gesamtumsatz auf – so bleibt jede Kalkulation sauber und realistisch.
Das klingt lapidar – ist aber entscheidend. Gerade am Anfang unterschätzen die meisten Gründer:innen den Aufwand um 30–50 Prozent. Das bedeutet dann, dass sie die Hälfte der Zeit umsonst arbeiten.
Doch eigentlich brauchst du mit dem Diwan.blog nicht selbst zu rechnen.
Das übernehmen die Preiskalkulatoren für dich.
Deinen Mindestpreis in der Gründung berechnen
Rechne rückwärts. Starte nicht beim Markt, sondern bei dem, was dein Geschäft braucht.
- Netto-Jahresziel festlegen: Was soll dir nach Steuern und Vorsorge bleiben?
- Steuern, Vorsorge und Betriebskosten pro Jahr addieren.
- Rücklagen für Flauten einplanen.
- Das Ergebnis durch deine abrechenbaren Stunden teilen und einen Puffer für Ausfall und Krankheit aufschlagen.
Das ist dein Mindestpreis. Darunter arbeitest du drauf. Den Rechenweg übernimmt der Stundensatz-Kalkulator.
Diese Kosten fehlen in der ersten Kalkulation oft
- Einmalige Startkosten: Anmeldung, Website, Erstausstattung.
- Versicherungen und Vorsorge: Krankenversicherung und Altersvorsorge zahlst du selbst.
- Anlaufzeit: Die ersten Aufträge kommen langsamer als geplant. Plane Monate mit wenig Umsatz ein.
- Unbezahlte Zeit: Akquise, Angebote und Buchhaltung kostet Stunden, die niemand bezahlt.
Beispiel: Wie viele Aufträge brauchst du?
Dein Geschäft braucht 4.800 € Umsatz im Monat. Dein durchschnittlicher Auftrag bringt 800 €. Du brauchst 6 Aufträge im Monat. Schaffst du in der Anlaufzeit nur 3, fehlen dir 2.400 €. Plane diese Lücke mit ein.
Häufige Fragen
Wie kalkuliere ich meine Preise in der Gründung?
Rechne rückwärts: Starte mit deinem Netto-Jahresziel. Addiere Steuern, Vorsorge, Betriebskosten und Rücklagen. Teile die Summe durch die abrechenbaren Stunden und schlag einen Puffer für Ausfall und Krankheit auf. Das Ergebnis ist dein Mindestpreis.
Welche Kosten vergessen Gründer am häufigsten?
Einmalige Startkosten, Krankenversicherung und Altersvorsorge, Rücklagen für Steuern und die Anlaufzeit mit wenig Umsatz.
Soll ich zum Start günstiger anbieten?
Ein Einstiegspreis ist eine Entscheidung mit Enddatum. Nenn ihn befristet und gehe nie unter deinen Mindestpreis.
Wie viele Aufträge brauche ich, damit es sich rechnet?
Teile deinen nötigen Monatsumsatz durch den durchschnittlichen Auftragswert. Bei 4.800 € Umsatz und 800 € pro Auftrag sind es 6 Aufträge.
Und wenn der Kunde den Preis kennen will, bevor du den Aufwand kennst?
Dann arbeitest du mit einer Bandbreite: „Je nach Umfang liegt das Projekt zwischen X und Y Euro." Das ist professioneller als ein ungenaues Fixangebot – und schützt dich, bevor du alle Details kennst.
Erste Preise kommunizieren – ohne Entschuldigungen
Du hast jetzt deinen Preis oder Stundensatz. Jetzt kommt das Schwierigste: ihn auszusprechen, ohne dabei zu zögern.
Du musst dich nicht für deinen Preis entschuldigen, wenn er sauber kalkuliert ist. Stell dir nicht selber die Falle, den Preis zu erklären oder zu verteidigen, noch bevor jemand gefragt hat. Das signalisiert Unsicherheit. Ein Preis ist eine Information – kein Geständnis.
„Mein Tagessatz beträgt 480 Euro netto." – Punkt. Nicht: „Ich weiß, das klingt viel, aber…"
Wenn der Kunde verhandeln möchte: Das ist legitim, das ist normal. Aber fang nicht selbst damit an. Nenn deinen Preis, halt inne – und warte ab, was kommt.
Was bleibt
Preise kalkulieren in der Gründung ist kein Handicap. Aber es ist der Normalzustand am Anfang. Was zählt, dass du nicht irgendeinen Preis abschreibst, sondern selbst rechnest. Und dass du nicht unter deinem Mindeststundensatz bleibst, weil du hoffst, damit Kunden zu gewinnen.
Niedrige Preise gewinnen manchmal kurzfristig Aufträge. Sie gewinnen fast nie die richtigen Kunden.
Dein erster Stundensatz wird nicht dein letzter sein. Aber er sollte ein ehrlicher sein – basierend auf dem, was du wirklich brauchst, um nachhaltig selbstständig zu sein. Genau das ist die Grundlage, auf der du ein zukunftsfähiges Business aufbaust.
Du bist schon selbstständig und willst tiefer einsteigen? → Zur vollständigen Preiskalkulations-Anleitung
Häufige Fragen zur Preiskalkulation
Der Mindeststundensatz ergibt sich aus der Formel: (Fixkosten + Unternehmerlohn + Rücklagen) ÷ fakturierbare Stunden pro Monat. Alle Werte werden netto eingesetzt. Das Ergebnis ist deine Preisuntergrenze – der tatsächliche Marktpreis liegt in der Regel höher.
Beim Warenverkauf berechnet sich der Mindestverkaufspreis aus: Einkaufspreis + anteilige Fixkosten + Unternehmerlohn + Rücklagen + gewünschter Gewinnaufschlag. Der Aufschlag (auch Handelsspanne genannt) deckt alle Kosten und sorgt dafür, dass das Business profitabel bleibt. Typische Handelsspannen liegen je nach Branche zwischen 30 und 100 %.
In einem Mischbetrieb brauchst du zwei Kalkulationen parallel: einen Mindeststundensatz für deine Arbeitszeit und einen Mindestverkaufspreis für deine Waren. Wichtig ist, dass du die Fixkosten sauber aufteilst – nicht jede Kostenstelle trifft beide Bereiche gleich. Eine einfache Methode: Schätze den prozentualen Anteil beider Bereiche am Gesamtumsatz und verteile die Fixkosten entsprechend.
Fakturierbare Stunden sind die Stunden, die du direkt einem Kunden in Rechnung stellen kannst. Verwaltung (ca. 20 %), Akquise (ca. 15 %) und Urlaubszeiten werden abgezogen. Bei einer 40-Stunden-Woche bleiben realistisch 100–120 fakturierbare Stunden pro Monat.
Nein. Die Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten: Du nimmst sie ein und führst sie ans Finanzamt ab. Kalkuliere deine Preise immer netto – die Umsatzsteuer wird erst auf der Rechnung obendrauf geschlagen. Das gilt sowohl für Stundensätze als auch für Warenpreise.
Als Faustregel gelten mindestens 25–30 % des Umsatzes für Rücklagen. Diese decken Steuernachzahlungen, Auftragsflauten und unvorhergesehene Investitionen ab – gerade im ersten Jahr ist ein größerer Puffer sinnvoll.
Schätze den Zeitaufwand, multipliziere ihn mit dem Faktor 1,2 (20 % Puffer für Korrekturen und Abstimmung) und dann mit deinem Stundensatz: Projektpreis = (Geschätzter Zeitaufwand × 1,2) × Stundensatz. Wenn der Aufwand noch unklar ist, nenne dem Kunden eine Preisspanne statt eines Fixpreises.
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Martina Naumann
Gründerin, Diwan.blog
20 Jahre Erfahrung im Controlling. Wie ist mir das passiert? Eigentlich bin ich ein kreativer Typ. Nach ein paar Jahren als Freelancerin in der Kreativbranche wollte ich verstehen, wie Wirtschaft wirklich funktioniert – also ein Master in International Trade & Finance, Edinburgh. Danach zwanzig Jahre Controlling im Konzern: Produkt, Vertrieb, Konzern-Ebene. Ich habe kalkuliert, geplant, analysiert – so ziemlich alles, was sich in Zahlen fassen lässt.
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